Aplicación de tablas de valoración documental (TVD) y tablas de retención documental (TRD)
¿Qué es la aplicación de tablas de valoración documental (TVD) y tablas de retención documental (TRD)?
De acuerdo con lo descrito por el Archivo de Bogotá en la Guía técnica de organización de fondos documentales acumulados para las entidades distritales, la aplicación e implementación de TVD “tiene como propósito darle cumplimiento a la disposición final aprobada, junto con los procedimientos señalados”, en el instrumento archivístico (Archivo de Bogotá, 2019). La aplicación de TRD se desarrolla teniendo en cuenta la disposición final relacionada en las tablas, de acuerdo con los diferentes periodos que existan, obedeciendo a los cambios estructurales por los que ha pasado la Entidad.
Es así como, una vez cumplidos los tiempos de retención citados en el instrumento, se aplicará la disposición final que corresponda, de acuerdo con la valoración que se da a cada una de las series y subseries que componen el acervo documental de la Entidad, las cuales corresponden a conservación total, selección, eliminación o medio tecnológico.
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La transferencia documental secundaria es un proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se remite al Archivo de Bogotá - Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, las series y subseries documentales que han cumplido su tiempo de retención en la fase de archivo central y cuentan con una disposición final de conservación total o selección, establecida en las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
La Secretaria Distrital de Hacienda en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 004 de 2019 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD" (Art.21), elaboró el plan de transferencias documentales secundarias, iniciando el proceso de implementación desde el año 2022 con la entrega de la transferencia secundaria # 7 al Archivo de Bogotá - Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, el día 15 de diciembre de 2022.
Las dependencias productoras de los documentos transferidos son: Despacho del secretario de Hacienda, Dirección Administrativa y Financiera, Dirección de Impuestos Distritales y Dirección Distrital de Impuestos.
Las unidades documentales transferidas contienen la siguiente información:
| Series o asuntos | Fechas extremas |
|---|---|
| Actas de comité técnico de dirección | 1991-03-16 a 2006-12-29 |
| Resoluciones | 1998-01-05 a 2002-06-28 |
| Tipo de unidad | Cantidad |
|---|---|
| Caja | 147 |
| Carpeta | 346 |
| Tomos | 105 |
A continuación, se adjunta el inventario analítico (pdf), que consolida y describe cada una de las unidades documentales transferidas, que desde ahora conformaran el patrimonio documental del Distrito.
Inventario analítico de transferencia documental secundaria 2022
Transferencias documentales secundarias
La transferencia documental secundaria es un proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se remite al Archivo de Bogotá - Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, las series y subseries documentales que han cumplido su tiempo de retención en la fase de archivo central y cuentan con una disposición final de conservación total o selección, establecida en las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
La Secretaria Distrital de Hacienda en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 004 de 2019 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD" (Art.21), elaboró el plan de transferencias documentales secundarias, iniciando el proceso de implementación desde el año 2022 con la entrega de la transferencia secundaria # 8 al Archivo de Bogotá - Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, el día 13 de diciembre de 2023.
La dependencia productora de los documentos transferidos es: Oficina de Información Tributaria.
Las unidades documentales transferidas contienen la siguiente información:
| Series o asuntos | Fechas extremas |
|---|---|
| Devoluciones y Compensaciones | 2004-03-01 a 2007-01-19 |
| Tipo de unidad | Cantidad |
|---|---|
| Caja | 147 |
| Carpeta | 2131 |
A continuación, se adjunta el inventario analítico (PDF) que se consolida y describe cada una de las unidades documentales transferidas, que desde ahora conformaran el patrimonio documental del Distrito.
Inventario analítico de transferencia documental secundaria 2023
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Teniendo en cuenta lo anterior y dado que la SDH cuenta con sus TVD convalidadas y aprobadas mediante Resolución SDH-000247 del 8 de octubre de 2015, a continuación, presentamos los inventarios documentales de la información a la cual se le aplicará la disposición final de eliminación, los cuales estarán publicados para consulta de la ciudadanía por un periodo de sesenta (60) días hábiles, conforme a la norma.
