Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) - formato de datos abiertos

¿Qué son las tablas de valoración documental?

Las tablas de valoración documental (TVD), según el Archivo General de la Nación (AGN), son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

Las tablas de valoración documental en la SDH

La Secretaría Distrital de Hacienda elaboró sus tablas de valoración documental con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos que traza la normativa archivística nacional y distrital. Para su elaboración, se siguieron  los parámetros del Archivo de Bogotá y se tuvo como referente la Guía para la organización de fondos documentales acumulados. En la definición de los periodos institucionales, se reconstruyó el contexto histórico de la producción documental existente en el fondo de la Entidad, la cual se creó en 1926, mediante la Ley 72.

Una vez aprobadas las TVD por el Comité de Archivo de la Entidad, se enviaron al Consejo Distrital, quien realizó su convalidación, mediante el acta N.° 1 de la primera sesión del Consejo, realizado el 27 de febrero de 2015. A partir de esta convalidación, se procedió a aprobar este instrumento archivístico en la Entidad bajo la Resolución N.° SDH-000247 del 08 de octubre de 2015. Posteriormente, las TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda se inscribieron en el registro único de series documentales, bajo el N.° TVD-5, por lo tanto, cuentan con el respectivo certificado suscrito el 13 de junio de 2016. La información aquí referenciada se adjunta a continuación para su consulta.

¿Qué son las tablas de retención documental (TRD)?

Son un instrumento archivístico, según el Archivo General de la Nación (AGN), que permite la clasificación documental de la Entidad, de acuerdo con su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales (AGN, 2014).

Las TRD en la SDH

En la actualidad, la Entidad cuenta con tres periodos de TRD, que obedecen a los cambios estructurales producidos en los últimos años; en este sentido, se presenta a continuación la descripción de cada periodo.

Cabe destacar que, para su construcción, se tuvo en cuenta la normativa vigente, así como los documentos respectivos, dentro de los que sobresalen los flujos documentales que relacionan los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Cuadro de Clasificación Documental

A continuación se presenta Cuadro de Clasificación Documental en formato de datos abiertos: